Há dois problemas que empresas de todos os tamanhos enfrentam: 1) comunicação ineficiente, em algum grau; 2) desorganização ou organização abaixo do esperado. Há diversos motivos que podem levar a este quadro, mas talvez o principal seja a ausência de processos claros, definidos, conhecidos e automatizados. E estes dois grandes problemas acabam sendo percebidos pelos colaboradores. Quando eles não são tratados, esta percepção escapa para fora da empresa, inclusive para os clientes e parceiros.

É fundamental que a organização deixe claro o seu esforço em melhorar estes dois pilares fundamentais da empresa. Neste momento, automatizar processos com o apoio de sistemas de informação é muito útil, tanto para organizar melhor os processos quanto para fazer fluir a comunicação por todos os colaboradores. Porém, neste ponto é comum enfrentar outros problemas bem conhecidos: a sobrecarga do time de Tecnologia e a complexidade para se construir ferramentas que possam ajudar a empresa a mudar rapidamente seu quadro geral de organização e comunicação.

Uma saída inteligente

Muitas vezes a “solução” é simplesmente culpar a área de Tecnologia por não conseguir gerar os resultados esperados no tempo esperado. Particularmente, sempre fiquei abismado com o fato de muitas vezes a área de TI ser “culpada” por praticamente todos os problemas de determinadas empresas. Mas, impressões pessoais à parte, esta “solução” não soluciona nada, porque eleger um culpado não resolve o problema de ninguém. Precisamos de algo mais inteligente, uma solução de verdade.

Já escrevi antes sobre a facilidade e a velocidade em que é possível automatizar um processo com a plataforma Kip4You (Transforme suas operações com a plataforma Kip4You – Kip4You). Mas, o que eu não havia dito ainda é que esta facilidade é ainda maior para processos simples, que podem melhorar em muito a comunicação e a organização em sua empresa, e sem depender tanto do apoio de um profissional da área de Tecnologia. Tudo isto é possível graças a uma interessante nova ferramenta trazida pela plataforma: os formulários dinâmicos.

Formulários dinâmicos

Então, vamos falar sobre os formulários dinâmicos. Mas, para apresentá-lo, permita-me sugerir um processo de exemplo que automatizaremos com estes formulários dinâmicos, o processo de acolhimento de um novo colaborador na empresa.

Este processo é de extrema importância porque é ele que diz ao novo colaborador como a empresa é, se ela se importa com ele, se ela sabe se comunicar e se ela é organizada. É como diz o ditado: a primeira impressão é a que fica. 

Infelizmente, em muitas empresas esta primeira impressão costuma ser péssima. O colaborador é contratado e “jogado” em um local de trabalho para ir “aprendendo com os outros”. Na maioria dos casos, “os outros” mal têm tempo para as próprias atividades. É a forma perfeita de formar um colaborador insatisfeito novinho em folha. Logo ele estará dizendo, ou pelo menos pensando: ‘isto aqui é uma bagunça’. Lutando contra tudo isso temos o RH, também sobrecarregado com tantas responsabilidades e compromissos.

Então, como os formulários dinâmicos da plataforma Kip4You vão nos ajudar a resolver este problemão? O primeiro passo seria definirmos claramente um processo para acolher os novos contratados em nossa empresa:

Para os efeitos deste artigo optei por um processo bem simples, mas ao mesmo tempo, muito próximo da realidade. O novo colaborador precisa informar seus dados básicos e com isso o processo o guiará a partir de então. Se for trabalhar na área de TI ou RH, precisará assinar um termo de sigilo especial, pois terá acesso a muitas informações sensíveis. Se for trabalhar na área financeira, seu passado financeiro será investigado, pois ele terá acesso a informações financeiras e eventualmente até aos recursos financeiros da empresa. Se for trabalhar em outra área estes requisitos não se aplicarão. De qualquer forma, todos precisarão participar em uma palestra de integração, que é promovida regularmente pela empresa.

Criando os formulários dinâmicos

Na figura a seguir você pode ver que no próprio modelo BPMN, utilizando o software opensource Camunda Modeler, você pode descrever as orientações que serão apresentadas para o usuário durante a execução do processo, bem como os campos que serão solicitados a ele, além do tipo de informação que vai em cada campo, se é um texto, uma data, um número etc.

Na imagem seguinte podemos ver como a tela é gerada automaticamente na plataforma Kip4You e apresentada ao usuário para o devido preenchimento. Tudo isso sem uma única linha de código de programação.

É importante destacar alguns importantes aspectos. O primeiro deles se refere à possibilidade de ajustar o modelo e os campos de dados quantas vezes forem necessárias. Depois dos ajustes, basta reimportar na plataforma Kip4You que os ajustes são automaticamente replicados, tudo de maneira versionada. Inclusive, é possível migrar um processo que já esteja rodando em uma versão na plataforma para a nova versão recém importada.

Outro aspecto importante é que as orientações para o usuário são escritas em um padrão conhecido como markdown, o que possibilita a inclusão de links para recursos ativos na WEB, como por exemplo eu fiz na tarefa de “Assinar termo de sigilo”, que ficou assim na plataforma. O link é apresentado e pode ser consultado pelo usuário antes de ele confirmar a leitura do documento:

Por fim, há ainda campos personalizados criados exclusivamente para a plataforma, como um campo para registro de anotações e um campo para a adição de documentos como anexo. Isto amplia em muito a capacidade da plataforma em atender um grande número de processos automatizáveis.

Conclusão

Há diversos processos relativamente simples, como o de acolhimento de colaboradores, que podem ser automatizados na empresa, aumentando em muito a percepção de cuidado, de organização e de boa comunicação da empresa. Isto forma profissionais mais satisfeitos e com maior admiração pela empresa, tanto os que estão começando quanto aqueles que já estão na empresa há algum tempo. Esta visão de respeito e admiração tende a se propagar para clientes e parceiros.

E a plataforma Kip4You pode levar esta realidade para sua empresa, com simplicidade, velocidade e sem nenhuma linha de código de programação em processos mais simples. 

Os formulários dinâmicos podem ser usados também para prototipação e prova de conceito de sistemas complexos, com um baixo investimento de tempo e recursos. Mas, isto é assunto para outro artigo.