Um dos grandes desafios, tanto da gestão por processos, quanto da automação de processos, é garantir que todas as partes interessadas estejam na mesma página em relação a estes processos. Ou seja, garantir que todos entendam plenamente o processo em questão.

Por exemplo, o processo a seguir representa parte do planejamento estratégico de uma empresa. Ele trata da análise dos projetos submetidos pelas diversas áreas da empresa para o departamento de Planejamento Estratégico.

O que achou deste processo? Consegue explicar em detalhes o que acontece aqui? Se você é da área de processos, certamente está tudo muito claro para você. Mas, se você é de outra área, talvez este processo não pareça tão inteligível assim.

A notação BPMN traz a proposta de ser compreensível por humanos e por máquinas. E ela certamente alcança este objetivo. No entanto, os processos empresariais podem conter algumas complexidades que, quando modeladas, mesmo em BPMN, tornam-se um tanto áridas para os menos habituados com a notação.

No modelo acima, por exemplo, existem os gateways. São símbolos em forma de losango que indicam pontos de decisão. Cada um destes pontos pode mudar o caminho que o processo segue, com base em condições do próprio processo. Alguns destes caminhos podem se repetir muitas vezes até que a condição seja atendida.

Mas, não queremos iniciar aqui uma explicação detalhada da notação BPMN. Destacamos apenas que modelos empresariais tendem a incorporar determinadas complexidades que, afinal, fazem parte dos próprios processos e não podem simplesmente ser descartadas.

Uma breve explicação do processo acima seria: as solicitações de análise dos projetos chegam e são avaliadas. Se (condição) o projeto está alinhado com a estratégia e também (paralelismo) está dentro do orçamento, ele é considerado dentro do escopo da empresa. Então ele é avaliado quanto aos resultados que se propõe a entregar para a empresa. Se forem resultados relevantes, ele é avaliado ainda sobre sua viabilidade. Se for viável, exequível, então o projeto é aprovado. Em caso de negativas, o projeto sempre pode voltar para ser ajustado e passar por nova análise (loop).

Desencontro de visões

Apesar de estar correto, nosso processo de análise de projetos pode ser considerado complexo pelos colaboradores de outras áreas e principalmente pelos gestores, que talvez não estejam tão próximos assim da operação do dia a dia. Então temos duas visões que não se encontram: 

1) De um lado, os modeladores e gestores de processos precisam de um processo bem definido, completo e fiel, para a gestão e automação deste processo; 

2) Do outro lado, os demais colaboradores, incluindo os gestores, precisam de um processo extremamente fácil de entender, de modo que eles possam executar este processo e tomar decisões sobre cada etapa dele.

Eu mesmo, ao longo da minha carreira como especialista em TI e como consultor em gestão de processos, enfrentei muitas vezes o desafio de equilibrar estas duas visões. Confesso que com relativamente pouco sucesso.

Uma das minhas tentativas foi trabalhar com o conceito de camadas. Esta “solução” envolvia esconder algumas tarefas do processo quando falava com gestores e demais colaboradores e usar o processo completo quando falava com a equipe de processos. 

Mas, isto trazia dois grandes problemas: 1) as ferramentas não implementavam o conceito de camadas visuais; 2) ao remover tarefas tarefas suficientes para simplificar o processo, ele perdia todo o seu significado. Então, sendo bem honesto, nunca encontrei uma solução real para o problema. 

Alinhando as visões – A Timeline

Considerando o que acabei de dizer, talvez você possa imaginar como fiquei empolgado ao descobrir que a plataforma Kip4You conseguiu implementar uma solução simples e inteligente, absolutamente perfeita para o problema que acabei de descrever.

A solução da plataforma é criar uma camada objetiva e transparente em cima do processo existente. É uma camada que planifica todo o processo BPMN em um caminho único e inteligível, chamada de de Timeline.

No entanto, diferente da minha antiga solução e de tantas outras tentativas, a solução da Kip4You está completamente integrada ao processo que roda na automação. Isto é feito por meio de uma metaprogramação visual, muito concisa e prática.

A Timeline, esta camada adicionada, nos permite acompanhar o processo em execução por meio de pontos de verificação, ou marcos do processo. Mas, como seria isso? Imagine que queremos criar uma camada muito mais simples para que a alta direção possa acompanhar a execução do processo. 

Embora o processo continue modelado da forma correta e completa, e esteja sendo executado com base neste modelo, eles precisam acompanhar apenas alguns passos fundamentais para ver como está o andamento do processo e eventualmente tomar decisões com base nisso. 

Então, digamos que nossa nova camada teria apenas os seguintes passos a serem acompanhados, conforme numerados:

Uma forma bem mais direta de visualizar e acompanhar estes passos seria por meio de uma Timeline com os 5 passos distribuídos nela, por exemplo assim:

Certamente, esta apresentação do processo é muito transparente e clara, sendo portanto compreensível por colaboradores dos mais diversos níveis e áreas. Quem diria que esta Timeline representa o mesmo processo que vimos anteriormente? E, apesar da objetividade, ela se mantém plenamente acoplada ao processo BPMN que está sendo executado.

Talvez esteja se perguntado se as cores dos círculos têm algum significado. Sim, elas têm um importante significado. Nesta Timeline os círculos verdes indicam que as etapas do processo já concluídas. O Círculo Azul indica a etapa que foi iniciada, mas ainda não concluída. E os círculos cinza indicam as etapas que ainda nem foram iniciadas. Assim, uma simples observação da Timeline nos permite saber exatamente qual é a situação atual do processo.

Conclusão

Em iniciativas de gestão e automação de processos é fundamental garantir que todos os envolvidos estejam alinhados em relação a estes processos, que tenham a mesma visão e percepção deles. Fazer isto acontecer, de fato, tem sido um grande desafio por vários anos, tanto para especialistas quanto para os produtos de software utilizados por estes especialistas.

Contudo, a solução disponibilizada pela plataforma Kip4You é extremamente completa, objetiva e eficiente. Oferece uma visão por etapas, ou marcos, ao passo que mantém os processos BPMN precisos e completos. Um modelo não interfere no outro, e todos os públicos são beneficiados, tanto pela compreensão clara do processo, quanto pela execução precisa e o acompanhamento por etapas do mesmo.