A partir da crise mundial provocada pela COVID-19, o termo “transformação digital” passou a ser cada vez mais utilizado. Mas, para a maioria das pessoas, o conceito por trás destas palavras ainda é confuso. 

Muita gente pode achar que trata-se de levar seus servidores para a nuvem. Alguns acreditam que é apenas livrar-se do papel. Ainda outros pensam que basta implementar alguma tecnologia que envolva Inteligência Artificial. Há até quem confunda transformação digital com home office.

Mas, afinal, o que é “Transformação Digital”? 

Apesar de haver algumas definições similares, esta da Amazon é bastante adequada: 

“A transformação digital é o processo que uma organização aplica para integrar a tecnologia digital em todas as áreas de uma empresa. Esse processo muda fundamentalmente a forma como uma organização gera valor para seus clientes. As empresas adotam tecnologias digitais inovadoras para fazer mudanças culturais e operacionais que se adaptam melhor às demandas dos clientes em constante transformação.”

Transformação Digital pela perspectivas dos resultados, e não das ferramentas.

Então, seria melhor olharmos para a transformação digital pela perspectiva dos resultados, e não das ferramentas. 

As respostas para as perguntas “O que eu ganho com isto?” ou “Como minha empresa gera mais valor para meu cliente com isto?” fazem mais sentido do que tecnologias isoladas.

A transformação digital deve nos ajudar a melhorar todas as áreas do negócio, a mudar a forma como fazemos as coisas, resultando em entrega de valor superior para o nosso cliente. Ela precisa nos ajudar a melhorar a produtividade, a qualidade, a eficiência e a flexibilidade dos nossos processos e produtos. Isto é transformação digital. Ações que não geram estes resultados não fazem sentido do ponto de vista do negócio.

Automação de Processos e seu impacto na Transformação Digital

Mas, como fazemos a transformação digital acontecer em nosso negócio? Como afetar tão positivamente as diversas áreas de uma empresa? Uma poderosa ferramenta para a transformação digital é a Automação de Processos.

Mas, por quê? A resposta é simples: os processos estão em toda a empresa e são realizados milhares de vezes por mês, talvez até milhões de vezes em alguns casos. Isto quer dizer que mesmo pequenas melhorias nestes processos, quando multiplicadas pelos milhares ou milhões de execuções, produzem um resultado gigantesco. Imagine então quando as melhorias são grandes!

Mas, de que melhorias estamos falando? 

Aumento da Produtividade

Talvez a primeira e mais evidente melhoria, ou benefício, que percebemos na automação de processos é o aumento da produtividade.

Vamos imaginar um processo simples, que envolva um pedido de treinamento, por exemplo. Alguém solicita um treinamento. O supervisor desta pessoa precisa aprovar. Depois alguém do departamento financeiro precisa garantir que exista o recurso necessário para pagar pelo treinamento. No final, a pessoa treinada precisa dizer o que achou do treinamento, o que precisa depois ser avaliado por seu supervisor.

Este processo pode ser feito manualmente, com solicitações, aprovações e relatórios de resultado em papel. Isso seria extremamente moroso. Poderia também estar em um software do tipo ERP, o que já seria um grande ganho. Mas, dependendo do ERP, os registros estariam basicamente no módulo Financeiro, o que não permite o acompanhamento do processo como um todo. Em qualquer dos casos, seria praticamente impossível medir, controlar e menos ainda melhorar este processo.

Já em um processo automatizado, cada passo estaria registrado. A conclusão de um passo já iniciaria automaticamente o próximo passo, com a maior agilidade possível. Isto aumentaria de maneira importante a produtividade deste processo, mantendo o “rastro” de tudo o que foi feito e de quem fez cada etapa. Com todos os dados registrados (“rastro”) seria possível medir, controlar e melhorar este processo ao longo do tempo, ocasionando em ganhos cumulativos na produtividade. 

Maior controle

Isto proporciona maior controle sobre as operações da organização, o que viabiliza a análise de uma série de informações provenientes dos processos automatizados. É possível saber sobre a eficiência e a eficácia destes processos, bem como os pontos de gargalo e onde melhorias podem ser implementadas. Os melhores ERPs possuem módulos de BI (Business Intelligence), que podem ser integrados à automação de processos para traduzir todos estes dados de maneira simples e inteligente.

Esse gerenciamento significa potencial para reduzir custos, aumentar qualidade, aumentar produtividade, reduzir falhas, aumentar transparência, etc.

“Se você não pode medir, você não pode gerenciar.”

Peter Drucker

Redução de erros

Outro grande benefício é a redução de erros. Uma vez que cada processo sabe exatamente para onde e para quem deve seguir, não tem erro. Falhas são reduzidas de maneira significativa.

Transparência

A transparência é outro benefício. Tudo o que foi feito, está sendo feito ou será feito, fica claramente registrado em todo o processo, inclusive com os tempos e eventuais atrasos em cada pequena etapa, contribuindo para a maior aderência aos padrões e normas que a empresa precisa seguir (compliance). Mesmo na eventualidade de uma falha, fica fácil identificar a causa raiz e promover uma ação corretiva imediata, tanto nas execuções correntes, quanto nas futuras.

Padronização

Um benefício importante é a padronização de processos. Quando o processo é manual, o conhecimento e o fluxo ficam por conta de quem executa. Mesmo quando um ERP é utilizado na empresa, geralmente há uma série de planilhas Excel utilizadas como acessórias para “registrar” todo o processo e suas informações. Em ambos os casos, os processos podem ser executados de forma diferente, dependendo de quem executa. Quando os processos são automatizados, isto não acontece.

Informação confiável

Em um processo automatizado, as informações de controle a respeito de quem executou, quando iniciou, quando terminou, se foi ou não executado, são registradas automaticamente. Não depende da entrada de dados de uma pessoa. Não estão registrados manualmente em uma planilha Excel. São dados sistêmicos, gerados de forma automática, e, portanto, confiáveis e auditáveis.

Redução de custo

Com o aumento da eficiência e a diminuição dos erros, a redução de custo é uma consequência natural. Mas, acima de tudo, com processos mais redondos e ajustados, a empresa ganha em qualidade, refletindo na entrega de valor superior para seu cliente, seja por um produto ou por um serviço melhor.

Além disso, há diversas outras vantagens da automação de processos. Podemos citar a melhoria na rotina dos colaboradores, que não precisam usar notas em papel ou em Excel para complementar suas atividades, e o aumento da colaboração entre as equipes, já que todos podem compreender melhor os processos e sua posição dentro do contexto geral, entre outras.

Melhor caminho para a implantação da automação de processos

Então, fica a pergunta: se há tantos benefícios, por que ainda não implantamos a automação de processos? A resposta, geralmente, vem da sobrecarga na área de Tecnologia da Informação. Esta área, de suma importância estratégica para os negócios modernos, faz uma grande contribuição para a redução de custos, o aumento da receita e até para a introdução de inovações em produtos e serviços da empresa. Mas, há um limite do que pode ser feito com qualidade por esta área, exatamente pela alta demanda.

Um caminho encontrado por muitas organizações tem sido a busca por parceiros confiáveis que possam trazer todos os benefícios da automação de processos para dentro da empresa, incluindo a transferência de conhecimento sobre o assunto para as equipes internas. Mas, muito cuidado precisa ser tomado nesta hora. Grande parte dos fornecedores de produtos e consultoria nesta área buscam estabelecer o que é conhecido como vendor lock in, ou seja, querem que seus clientes tornem-se dependentes eternos de seus produtos e serviços.

Nesta hora, o ideal é trazer um parceiro que não faça vendor lock in e que realmente tenha gerado resultados positivos para clientes anteriores. Uma prática importante é verificar estes resultados anteriores e sua compatibilidade com as expectativas da sua empresa.

Um parceiro que tem gerado resultados importantes nesta área, e não faz vendor lock in de nenhuma forma, é a Kip4You. Vale a pena conferir: https://kip4you.com.br/

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