A priorização de tarefas em uma empresa é crucial para colocar a estratégia em prática. No entanto, é comum observar os colaboradores investindo tempo em tarefas de menor importância estratégica, o que pode resultar em uma utilização inadequada dos recursos empresariais. Isso acontece muitas vezes devido à dificuldade em estabelecer prioridades de maneira eficiente.

A eficiência na priorização de tarefas é uma questão desafiadora, e vários autores renomados, incluindo Stephen Covey, David Allen, Brian Tracy, Eisenhower, Tim Ferriss, Tony Robbins, Julie Morgenstern e Laura Vanderkam, dedicam seus esforços para aprimorar essa prática. A quantidade significativa de autores engajados nesse tema destaca a importância e complexidade envolvidas.

Os desafios incluem a falta de critérios claros para determinar a importância e urgência de cada tarefa. Em termos simples, a pergunta central que precisa ser respondida com precisão é: “Qual tarefa devo realizar a seguir?”

Embora sistemas de automação tenham buscado contribuir para a solução desse problema, utilizando limites de prazo ou ordens de prioridade, essas abordagens ainda são limitadas diante da magnitude do desafio. A busca por soluções efetivas continua, destacando a complexidade subjacente à tarefa de priorização eficiente.

É por isso que a Kip4You decidiu enfrentar o desafio de frente e abordar a questão em três dimensões simultâneas: 1) Prioridade; 2) Prazo e 3) Contexto. Mas, como esta mágica é feita? Vamos ver isso agora.

Um processo de exemplo

Utilizaremos um processo bastante simples, apenas para exemplificar como a Kip4You consegue utilizar um nível de prioridade, um prazo e informações de contexto para vencer o desafio da priorização de tarefas. Veja a seguir:

O processo possui apenas duas tarefas: 1) Revisar ordem de compra e 2) Processar ordem de compra. 

Prioridade por tarefa

A mais simples de todas as dimensões é a definição de prioridade. De fato, muitas ferramentas se baseiam apenas nesta dimensão para definir a priorização de tarefas. A Kip4You usa esta dimensão como parte do cálculo de priorização. Esta prioridade é definida no próprio modelo BPMN. Veja:

Note que a primeira tarefa recebeu prioridade 60 e a segunda 40, perfazendo um total de 100. Este número total é arbitrário, pode ser 100, 1000, ou outro valor qualquer. O importante é que a soma das prioridades das tarefas seja equivalente a este número total definido previamente entre os modeladores BPMN.

Prazo de duração 

No próprio modelo do processo também podemos registrar outra das dimensões do cálculo de prioridade. O prazo de duração das tarefas e do processo são registrados como SLA (service level agreement). Veja na figura a seguir:

Note que há o registro da duração da tarefa, indicado pela variável akip.taskSla, e a duração do processo até o momento da finalização da tarefa em questão, indicado pela variável akip.processTaskSla. Nesse caso em particular, para ambos, temos PT1H40M. Mas, o que significa este código?

O padrão de definição de duração “PT1M40M” segue a notação ISO 8601 para representar períodos de tempo de forma padronizada. Nesse contexto, “PT” é a parte que indica “período de tempo”, seguido por valores para horas, minutos e segundos. “PT1M40M” representa 1 hora e 40 minutos. A estrutura geral é “ptH+M+S”, onde: “H” representa horas, “M” representa minutos e “S” representa segundos.

Então, vejamos como está configurada a outra tarefa:

Na primeira tarefa, a duração total do processo foi de 1 hora e 40 minutos, o que era completamente esperado para a primeira da lista.

Entretanto, na segunda tarefa, notamos diferentes períodos de duração entre a tarefa em si e o tempo até a conclusão total. A segunda tarefa está planejada para durar 10 horas. Assim, ao somar as 1 hora e 40 minutos da tarefa anterior, alcançamos uma duração total do processo de 11 horas e 40 minutos.

Essa informação é essencial para a plataforma Kip4you determinar o tempo máximo alocado para cada tarefa e o tempo total esperado ao final de cada uma. Essa abordagem será fundamental para a priorização das tarefas. No entanto, isso não abrange todas as considerações.

Contexto

A terceira dimensão do cálculo de prioridade das tarefas é o contexto. Mas, do que se trata? Chamados de contexto as informações que estão disponíveis no contexto da execução do próprio processo. Veja no caso do nosso processo:

As informações numeroOrderCompra, comprador e país estão no contexto do processo. Isto quer dizer que qualquer destas informações poderá ser utilizada para priorizar o processo. Por exemplo, o país da compra pode definir um valor, por exemplo, de 0 a 100, para contribuir na priorização da tarefa.

Mas, como as informações de contexto podem ser utilizadas dentro do processo para calcular a prioridade das tarefas? Para verificar isto, precisamos importar o modelo BPMN para dentro da plataforma Kip4You. Veja como fica o processo dentro da plataforma:

Uma vez que o processo e suas tarefas estão dentro da plataforma, podemos clicar no ícone de lápis para lidar com as informações de contexto e gerar um número que vai participar no cálculo de prioridade. Vejamos um exemplo bem simples:

Aqui podemos utilizar uma informação de contexto do processo, por exemplo, o país de onde a compra está sendo feita. No caso acima, se a compra estiver sendo realizada dos Estados Unidos, a prioridade de contexto será total para esta compra. Se for de qualquer outro país, a prioridade será de 10. Esta pode ser uma estratégia da empresa de vendas, ou seja, priorizar um ou alguns países, por serem mais lucrativos ou por serem clientes mais fidelizados. 

O fato é que qualquer informação que faz parte do processo pode ser utilizada no cálculo de priorização. Isto oferece capacidade de priorização quase ilimitada, e eu, particularmente, nunca vi esta possibilidade em nenhuma outra ferramenta ou plataforma de automação de processos. Para mim, é um recurso inédito e muito bem vindo ao mercado de automação.

Mas, não é tudo

O esquema de priorização da Kip4You com 3 dimensões para cálculo já é muito sofisticado e não pode ser encontrado em outras ferramentas (pelo menos que eu conheça). Mas, ainda é possível fazer mais! Em cima destas 3 dimensões ainda é possível criar um sistema de proporcionalidade, ou de peso, para cada uma das dimensões. E de maneira muito simples e intuitiva. Veja:

Com um simples deslizar nos controles de slide é possível ajudar o peso de cada uma das dimensões de priorização. Esta é uma camada totalmente nova de priorização que roda em cima da camada de 3 dimensões. Considerando as 3 dimensões de priorização e as 11 possibilidades de peso para cada uma delas (os pesos são de 0 a 5 em incrementos de 0,5), temos um número astronômico de possibilidades de combinações.

Isto significa que a estrutura de priorização de atividades da empresa que utiliza a plataforma Kip4You pode se adaptar a literalmente qualquer tipo de estratégia. E, mais do que isso, pode ser ajustada em tempo real, a qualquer momento, fazendo a empresa como um todo mudar suas prioridades em questão de segundos.

Conclusão

Diante do desafio constante de priorizar tarefas estrategicamente, a Kip4You se destaca como uma solução inovadora em automação. Ao abordar a questão em três dimensões – prioridade, prazo e contexto – a plataforma oferece flexibilidade incomparável na personalização de priorização que atende a qualquer estratégia.

A capacidade de integrar informações de contexto, como o país de origem da compra, amplia significativamente as possibilidades de priorização, algo incomum em outras ferramentas. Além disso, a Kip4You permite ajustes dinâmicos em tempo real, introduzindo uma camada adicional de priorização estratégica.

Em resumo, se você busca uma solução inovadora e adaptável para otimizar a gestão de tarefas, a Kip4You se destaca como uma escolha promissora no mercado de automação. Simplificando, é uma ferramenta que oferece flexibilidade sem igual para se alinhar às necessidades em constante evolução da sua empresa.