Atuamos em um mercado complexo e muito dinâmico. Rápidas mudanças nas parcerias, alterações na conjuntura econômica, bem como reorganizações jurídicas e sociais transformam cada dia em um desafio, com muitas decisões importantes a serem tomadas. Adaptar as estratégias e seus processos rapidamente pode ser a questão fundamental para a sobrevivência e o crescimento de uma empresa. 

Isto nos faz lembrar da célebre frase de Deming: “Não se gerencia o que não se mede”. Apesar de gerarmos centenas e até milhares de informações diariamente em nossa empresa, estamos percebendo estas informações com a semântica necessária para tomar as decisões que precisamos? Veremos como a plataforma Kip4you entrega dashboards que nos dão o que precisamos para tomar decisões sobre nossos processos.

Estrutura geral

A plataforma entrega nativamente um dashboard muito rico em termos de informação, que por sua vez é apresentada de forma clara e intuitiva. Quando digo “nativamente” me refiro ao fato de que eles já estão presentes na ferramenta, prontos para uso, sem a necessidade de qualquer programação. Destaco 3 grandes áreas: 1) Instâncias dos processos em gráficos; 2) Métricas das tarefas; 3) Métricas dos participantes das tarefas.

Vamos conhecer cada uma destas áreas e entender como este dashboard pode contribuir de maneira efetiva para o gerenciamento dos processos da sua empresa. Utilizaremos os dados de um processo de reembolso de despesas médicas com foco nas seguintes tarefas: 1) Providenciar documentação necessária (provide further documentation /information); 2) Verificar solicitação de reembolso e definir pagamento (assess claim and define payment); 3) Fornecer informações bancárias (provide bank account information).

Instâncias dos processos em gráficos

Nesta área notamos que há tarefas de reembolso sendo realizadas pela Direção, pela área Educacional, pelo Financeiro e pelos Recursos Humanos

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Estes gráficos poderão nos ajudar a entender que áreas são os maiores clientes do processo em questão. Isto pode direcionar melhor os recursos de capacitação no processo e de coleta de feedback sobre o mesmo.

Métrica das tarefas

Este gráfico apresenta o tempo que cada uma das tarefas “espera” para ser realizada. Neste caso, a tarefa já está disponível para execução, mas aguarda a ação do usuário.

Com base nele, podemos fazer algumas perguntas: Há falta de pessoal? Há ineficiência dos equipamentos? Qual é o motivo da espera? As respostas nos ajudarão a traçar a melhor estratégia de melhoria. 

E quanto ao tempo consumido na execução das tarefas? Isto pode ser visto no gráfico a seguir.

Neste caso, a tarefa de verificação da solicitação consome o maior tempo médio total. Reduzir o tempo de execução desta tarefa melhora o processo como um todo.

Métricas dos participantes das tarefas

A plataforma oferece informações sobre os participantes para cada uma das tarefas em um processo. Se identificamos que o ponto de gargalo é a tarefa de análise das solicitações, que tal observarmos o comportamento dos colaboradores que executam esta tarefa?

Podemos notar no gráfico que a pessoa mais eficiente é  Daniel, com média de pouco mais de 1 hora. Já o Arthur consome quase 2 horas em média. Então, o Daniel é o mais eficiente.

Podemos analisar então quantas tarefas cada um executou no gráfico a seguir. O Arthur realizou quase o dobro de tarefas do Daniel no mesmo período. Portanto, o Arthur é o mais eficaz.

Conclusão

Os dashboards desempenham um papel crucial na transformação de dados brutos em insights valiosos. Eles facilitam a tomada de decisões informadas, aprimoram a eficiência operacional e promovem a transparência nas organizações. Com eles é possível perceber mais rapidamente as oportunidades de melhoria, gerenciar mais eficientemente os processos, capacitar e adequar melhor os colaboradores aos processos e assim aumentar a capacidade de resposta da empresa às variabilidades do mercado em que se atua.

Como vimos, a plataforma Kip4You é perfeita para implementar processos gerenciáveis, fáceis de medir e controlar, com informações claras e de simples compreensão por meio de dashboards bem elaborados. Gerencie melhor sua organização com os dashboards desta plataforma.

Mas, além dos dashboards nativos, a plataforma Kip4You oferece ainda muito mais em termos de dashboards. Veremos isto em um próximo artigo.