As organizações se tornam cada vez maiores e mais complexas. Elas atuam em um mercado dinâmico e cada vez mais competitivo. Por outro lado, os clientes se tornam mais exigentes e menos suscetíveis à fidelização. A eficientização dos processos de uma empresa é o caminho para o melhor desempenho e a superação destes obstáculos, segundo apontado por diversos autores como John Jeston, Susan Page e Prahalad.

Em seu livro, “A Meta”, Goldratt e Cox enfatizam que as organizações precisam conhecer e melhorar continuamente seus processos, se pretendem realmente atingir seus objetivos, ou seja, suas metas. Portanto, é preciso reduzir as perdas e aumentar a eficiência dos recursos disponíveis, o que resulta na melhoria da eficiência operacional.

Embora estes conceitos e a existência deste problema sejam razoavelmente conhecidos e bem aceitos por todos nós, a aplicação destes conceitos e a resolução deste problema podem ser consideradas ações relativamente raras nas organizações em geral. Mas, não precisa ser assim e neste artigo mostraremos números que provam isto.

Os números falam

Há muitas teses e propostas teóricas sobre como melhorar a eficiência de uma organização e levá-la ao encontro de seus objetivos e metas. No entanto, para além da teoria, precisamos falar com números que nos mostrem a possibilidade de atingir a melhoria da eficiência em nossos processos. Então, vamos falar dos números de uma empresa de logística que realiza transporte multimodal, cliente da Kip4You.

Esta empresa movimenta cargas por meio de cabotagem, ou seja, utilizando transporte marítimo por toda a costa brasileira. No entanto, considerando a retirada e a entrega ponto a ponto, a empresa precisa fazer o transporte multimodal. É possível imaginar o tamanho do desafio com a gestão dos muitos meios de transporte e suas inúmeras possibilidades de prazos e custos. Entre os muitos processos realizados por esta empresa, destacamos os seguintes: 1 – Cotação de valores; 2 – Pedido de pagamento.

Cotação de valores

Este processo era originalmente realizado com o apoio de ferramentas generalistas, como pacotes de escritório, e-mail e outras. No entanto, foi automatizado com a plataforma Kip4You. E o que os números nos dizem sobre esta iniciativa?

O processo “Cotação de valores” inclui 4 atividades de usuário (realizadas por pessoas) e 8 atividades de envio automático de email. Ele tem um subprocesso chamado “Precificação de transporte”, que por sua vez tem duas atividades de usuário e dispara mais 7 emails automaticamente.

Quando um cliente solicita um transporte para a área Comercial, esta solicita o valor da rota em questão para outra área, a de Precificação. Se já existe um preço para esta rota no banco de dados de precificação a informação é logo devolvida para o Comercial. Se não, uma cotação é realizada com diversos fornecedores, a fim de identificar o melhor custo/benefício para a rota em questão. Quando o fornecedor e o preço são definidos, a rota precificada passa a fazer parte de um banco de dados de precificação e o preço é informado para o comercial.

Tempo

Quando este processo não era automatizado, muito tempo era desperdiçado com trocas de email entre a empresa e os fornecedores (transportadoras). Além disso, muitas precificações eram perdidas por falta de acompanhamento das informações de retorno das transportadoras. Da solicitação do Comercial até a resposta eram investidos de 7 a 10 dias úteis (até duas semanas em dias corridos).

Quando o processo foi automatizado, logo no início da operação dentro da plataforma Kip4You notou-se uma redução para algo entre 3 e 6 dias úteis para a realização do mesmo processo. Isto já representou uma redução entre 40% e 57%. Mas, ao passo que os colaboradores passaram a conhecer e utilizar melhor a plataforma, os números foram melhorando ainda mais. Podemos observar esta evolução no próximo gráfico.

É possível notar que o tempo médio em horas úteis melhora com a passagem do tempo. O tempo médio do processo como um todo era de 28 horas úteis há 1 ano e na última semana chegou a 7 horas úteis. Se considerarmos isoladamente o subprocesso de precificação de transporte, notamos uma redução de 17 horas úteis, há um ano, para 5 horas úteis na última semana.

Outros benefícios

Há melhoria também na qualidade do processo. Antes, o processo enfrentava um grande problema no que se refere à comunicação. Mensagens eventualmente não eram enviadas e, quando eram, muitas vezes não eram recebidas ou não eram lidas. Com isto, diversas cotações foram perdidas. Ainda, não havia um bom controle sobre o ponto em que se encontrava um processo e era difícil estimar quando e como seria seu término. Os colaboradores geralmente ficavam perdidos quando precisavam saber o preço de um determinado trecho de transporte.

Atualmente, com a automação na plataforma Kip4You, as comunicações são disparadas automaticamente. Também, cada passo do processo é registrado e é possível controlar precisamente em que ponto cada um deles se encontra e sob a responsabilidade de quem eles estão. A plataforma ainda permitiu a construção de uma base de rotas e preços que fica facilmente acessível para todos os usuários autorizados.

Com a plataforma, todos os meses são precificadas 70 rotas e mais de 150 interações com transportadoras são realizadas neste mesmo período. No último ano foram realizadas mais de 1.800 interações com as transportadoras e foram precificadas e armazenadas no banco de dados mais de 850 novas rotas.

Este banco de dados se mostrou especialmente importante para a melhoria de processos porque ele também se tornou uma confiável fonte de informação para os colaboradores sobre cotações em andamento. Antes, vários colaboradores eventualmente faziam cotações idênticas ou similares ao mesmo tempo, desperdiçando tempo e esforço. Em outras palavras, executava-se um processo de baixa eficiência. Agora, com a plataforma Kip4You, quando uma cotação é iniciada, os demais colaboradores podem tomar ciência desta informação e aguardar pela finalização desta cotação para também utilizá-la, evitando retrabalho e melhorando em muito a eficiência do processo.

Mas, isso não é tudo. Não podemos deixar de mencionar a integração automática da plataforma Kip4You com dois serviços importantes: 1) mapas digitais e 2) pedágios.

Antes da plataforma Kip4You, os colaboradores da organização precisavam fazer consultas ao Google Maps e traçar diversas rotas para chegar à conclusão da distância a ser percorrida e, consequentemente, das estimativas de tempo de transporte e custo de combustível. Com a plataforma Kip4You, a partir dos dados de origem e destino, todas estas informações são geradas automaticamente após uma consulta automática no serviço de mapas da Google, com toda a velocidade e precisão que se espera de uma integração automática.

Porém, isto ainda não era o suficiente para se ter uma definição completa do custo. Era necessário obter a informação do número de pedágios existentes no trajeto e do custo de cada um desses pedágios, o que era feito manualmente. A plataforma Kip4You, por sua vez, trouxe uma integração com serviço de pedágios, obtendo estas informações imediatamente, precisamente e sem intervenção humana, trazendo muito mais eficiência ao processo.

Pedido de pagamento

A partir do sucesso alcançado com a implementação do processo de Cotação e Precificação na plataforma Kip4You, a empresa deu mais um passo e implementou também o processo de Pedido de Pagamento, que são de tipos diferentes, passam por áreas diferentes, mas têm o mesmo objetivo: analisar a Pedido de Pagamento dos fornecedores. Os tipos são os seguintes: 2.1 – Pedido de Pagamento de Custo Operacional; 2.2 – Pedido de Pagamento de Agentes e Manutenção de Frota; 2.3 – Pedido de Pagamento de Serviços Diversos.

Atualmente, o processo de Pedido de Pagamento é iniciado pelo próprio fornecedor dentro da plataforma Kip4You. Isto reduz a carga de trabalho interno para esta operação, principalmente considerando o elevado volume de processos realizados, passando de 600 a cada mês.

Tempo

No gráfico a seguir é possível perceber nitidamente a redução nos tempos médios de execução dos processos a partir da implantação na plataforma Kip4You. Como este processo foi implementado há menos de um ano, os resultados do processo de Cotação e Precificação nos permitem inferir que ainda há ganhos a serem obtidos nestes processos de Pedido de pagamento.

No processo de Pedido de Pagamento de Custo Operacional houve uma redução média de 39 horas úteis para 28, o que implica em uma melhora de 28%. No processo de Pedido de Pagamento de Agentes e Manutenção percebemos o ganho mais expressivo, de 162 horas úteis em média para apenas 3 horas, ou seja, uma redução de 98% do tempo original. No processo de Pedido de Pagamento de Serviços Diversos, a redução deu-se na casa de 54%, de 31 horas úteis médias para 14 horas.

Cumulativamente, isso equivale a 6.000 horas úteis por mês que deixaram de ser realizadas para executar estes processos. É fácil compreender que isto representa uma enorme economia não apenas de tempo, mas de dinheiro, considerando os custos dos colaboradores e de todas as facilidades que eles utilizam durante a execução do processo.

Conclusão

Sabemos que realizar processos mais eficientemente é uma estratégia fundamental para as organizações vencerem os obstáculos de mercado, aumentarem sua base de clientes e atingirem suas metas. E é animador ver números concretos que nos mostram que é possível fazer isto, como é o caso desta empresa de logística multimodal, que têm conseguido excelentes resultados com a plataforma Kip4You.

Sua empresa também pode obter resultados como estes. Conte com a experiência e o conhecimento da Kip4You na área de automação de processos de negócios. Entre em contato e conheça os serviços que o ajudarão a alcançar resultados incríveis para seu negócio.