Pense na seguinte hipótese: seu negócio precisa implementar uma nova operação, seja para aumentar sua vantagem competitiva ou para reduzir eventuais impactos negativos que estejam acontecendo. Uma vez tomada a decisão de implementar a nova operação, o prazo já podemos imaginar: é para ontem.

Em situações assim, um obstáculo bastante comum e, infelizmente, bastante desafiador, é que as operações da empresa precisam ser suportadas por software específico, ou pelo menos, por software customizado. E aí o prazo já podemos imaginar: é para o ano que vem.

Isto acontece porque construir ou customizar software é algo complexo, que exige tempo para planejamento, construção, teste, homologação e implantação. A área de Tecnologia da Informação entende a importância da decisão e está apoiando totalmente, mas pular algumas etapas poderia custar muito caro no futuro.

Contudo, há uma solução muito mais simples e que ainda assim entrega toda a eficácia e eficiência que sua empresa precisa. A solução é a plataforma Kip4You. Note que, para além de questões urgentes, esta plataforma entrega um ROI (Return on Investiment) e um tempo de payback muito melhores do que soluções que envolvem a construção ou customização de software específico. Mas, como?

Do desenho ao processo automatizado

Não seria ótimo se fosse possível desenhar o processo da operação e, a partir deste desenho, criar um processo automatizado rodando na sua empresa e disponível para todos os atores envolvidos? É exatamente isto o que a plataforma Kip4You faz para você.

Apenas como exemplo, vamos imaginar que sua empresa precise implantar um processo de solicitação de viagens e também o software de suporte a este processo. Podemos começar com o desenho do processo, que seria algo assim:

Neste processo simples, temos diversas tarefas, sendo algumas delas automáticas e outras realizadas por pessoas. As que são realizadas por pessoas são bem comuns em um processo de planejamento de viagem. A pessoa escolhe o voo, um hotel e um carro para alugar. Depois de tudo planejado e com o custo total em mãos é possível decidir se a viagem será realizada ou não. Se for, então a pessoa completa com as informações das pessoas que farão a viagem e do cartão de crédito para o pagamento dos custos envolvidos.

Construir um software para suportar estas operações poderia ser um projeto de muitos meses, muito caro e que ficaria na fila da área de Tecnologia da informação. Mas na plataforma Kip4You a situação é bem diferente.

Publicando o processo

Na plataforma Kip4You o processo desenhado em BPMN (Business Process Model and Notation) é importado diretamente, como pode ser visto na figura a seguir:

As tabelas de informações como aeroportos, cidades, linhas aéreas, hotéis e etc são criadas diretamente na plataforma, de maneira simples, como pode ser visto na imagem a seguir:

Executando o processo

Uma vez que o processo desenhado foi importado pela plataforma e as tabelas de informações de apoio foram criadas, o próximo passo é executar cada uma das tarefas do processo. Iniciar um processo é muito simples nesta plataforma. Os processos publicados já ficam disponíveis para serem iniciados pelos colaboradores autorizados. Veja como é fácil iniciar o processo de viagem que estamos usando como exemplo:

Note que a plataforma Kip4You já disponibiliza um painel chamado “My Tasks”, como apresentado nessa figura:

Um aspecto muito interessante e eficiente deste painel é que nele são apresentadas todas as tarefas que um colaborador precisa executar. Sabemos que em uma empresa existem diversos processos acontecendo e cada processo com diversas tarefas. 

Com tantas responsabilidades e diferentes produtos de software é comum que os  colaboradores acabem ficando sobrecarregados e até perdendo algumas tarefas e prazos. Por isso, construir um novo software ou fazer mais uma customização para resolver o problema pode tornar este problema ainda maior.

Mas isto não acontece com a plataforma Kip4You. Em “My Tasks” cada colaborador verá todas as suas tarefas pendentes e poderá executá-las na ordem que for mais interessante para a empresa. 

Controlando o próprio processo

É muito simples também para o colaborador verificar o andamento do processo que está executando. A partir do painel com suas tarefas ele poderá a qualquer momento clicar em “View” e analisar o ponto do processo em que ele está, além de quantas e quais tarefas ainda faltam para finalizar este processo.

Controlando processo como um todo

A plataforma Kip4You é muito eficiente na gestão dos processos e tarefas, permitindo que cada colaborador execute da melhor maneira possível o seu trabalho. Mas, a plataforma vai muito além disso. Ela permite gerenciar os processos de maneira holística.

A plataforma oferece mais de 40 indicadores para acompanhamento dos processos, todos construídos automaticamente e em tempo real. Praticamente todos os indicadores são apresentados com o apoio de gráficos. Naturalmente, não seria possível apresentar em um único artigo todos estes indicadores, mas selecionei alguns indicadores do nosso processo de planejamento de viagens, apenas a título de exemplo:

Estas são métricas gerais para o processo, com número de execuções, ou seja, o número de vezes que cada colaborador que já executou o processo, o número de execuções de um colaborador específico, no caso eu como “andrecampos”, o tempo médio de execução de um determinado colaborador, e números gerais como o número de execuções de cada tarefa bem como os tempos médios de execução de cada uma destas tarefas.

Como disse, há muitos outros indicadores e, além disso, novos indicadores podem ser produzidos com base nas necessidades de cada empresa e processo.

Conclusão

A plataforma Kip4You tem potencial de transformar as operações de sua organização de maneira importante e positiva. Ela entrega resultados em uma fração do tempo e do custo de um projeto de construção de software. Além disso, contribui fortemente para o aumento da eficiência na execução das suas operações com todo o controle e gerenciamento destas operações na tela do seu computador, a um clique de distância.

Conte com a experiência e o conhecimento da Kip4You na área de automação de processos de negócio. Entre em contato e conheça os serviços que vão ajudar a alcançar resultados incríveis para seu negócio.